Предистория

Всяка организация среща трудности, породени от промените във външната среда или от самата нея. В решаването на проблемите и предварителната подготовка за справяне с промените най-силният съюзник на институцията са собствените й ресурси - човешки, материални, технически и др. Планът за развитие е онази съвкупност от области, правила и действия, които указват как организацията използва собствените си ресурси за решаване на големите и жизненоважни проблеми.

Стратегическото планиране е метод, чрез който се съставя план за реализиране на стратегията за развитие. Всяка общинска дейност може да бъде развита във фирмена политика - иновационна, инвестиционна, финансова, ценова, по персонала и т.н. Утвърждаването на общината като местна власт, отговорна и ангажирана с проблемите на жителите на своята територия, предполага ясен план за действие и сътрудничество с местни, регионални и национални институции и групи на местната общност.

Практика

От началото на 2000 г. ръководителите на структурни звена в Община град Добрич започват работа по ежегодно планиране на своята дейност. Планирането е двустранен процес, при който се планира отдолу нагоре и отгоре надолу . Плановете се разработват с оглед на финансовото състояние на общината за годината, изискванията на нови нормативни документи, новопоявили се възможности и натрупан опит.

Ежегодните планове на общинските служители се правят на базата на формуляр, приет през 2000 г., който позволява логично проследяване на визията на съответната структурна единица, основните цели в средно- и краткосрочен план и задачи, необходимите човешки, материални и финансови ресурси, необходимо взаимодействие с Общински съвет, регионални и национални институции, граждански организации, медии и др.

Процесът на планиране започва с ясна визия за бъдещето и мисията на съответното структурно звено. Заместник кметовете и кметът определят своите приоритети за работа през годината, свързани с философията на управление на Общината, с приетите програми, планове и стратегии, с бюджета за текущата година, както и с изискванията за работа на местната власт. Сектори, отдели и дирекции планират своята дейност на базата на тези приоритети и ги развиват в план за действие.

Формулярът за планиране включва следните основни теми:
Визия и функция на всеки сектор, отдел, дирекция; виждания за развитие;
Основни цели за периода 2000 2003 г. и основни цели за текущата година;
Основни задачи за постигане на целите за текущата година, разпределени в следните категории: задачи, които се решават с усилията само на един сектор, отдел; междусекторни задачи; задачи по подобряване на работата с гражданите, и НСО; задачи по привличане на инвестиции; задачи за общинските фирми.
План за действие на съответната административна единица с посочени срокове за действие, отговорник и изпълнители, източник на средства, потенциални партньори;
Ресурсно осигуряване;
Приходи и разходи на съответния сектор, отдел, дирекция;
Проекти по привличане на средства;
Използване на компютърната мрежа на общината; необходимост от въвеждане на нови програмни продукти; общи компютърни услуги;
Бази данни в общинската интранет и взаимодействие;
Интернет страница на общината;
Работа със специфични групи: младежи; малцинства; инвалиди; пенсионери; самотни майки; социално слаби граждани;
Партньорство и взаимодействие: с общински фирми; местни, регионални, национални и международни неправителствени организации; обществени съвети; министерства, национални институции; Областен управител; общини побратими;
Работа с ОбС - проблеми за внасяне, срок и ефект;
Подобряване работата с гражданите обслужване, жалби, ускоряване на процедурите;
Център за услуги и информация технология на работа, услуги, необходим персонал;
Работа с медиите на местно, регионални и национално ниво;
Управление на човешките ресурси - длъжностни характеристики, необходимост от обучение и преквалификация, атестация, подобряване организацията на работа.

Ежегодното планиране започва през януари и върви паралелно с подготовката на бюджета за текущата година. Това дава възможност необходимите финансови ресурси за изпълнение на задачите да бъдат оценени и заложени в общинския бюджет.

Планирането не е еднократен акт и плановете не остават само в мрежата на общината. Всяка година планираните дейности се отчитат двукратно през юли и през декември.

Формулярите за планиране, както и ежегодните планове и последващи отчети, се намират в компютърната мрежа на общината и във всеки един момент всеки общински служител знае какво предстои и какво не е изпълнено. От 2002 г. всички планове и отчети са организирани в база данни със съответни права на достъп, което дава възможност за мониторинг, контрол и ефективно ръководство на общинската дейност.

Резултати

Чрез въвеждането на ежегодното планиране Община град Добрич постига:
1. Обединяващ документ и инструмент за развитие на общинска администрация;
2. Ръководство и средство за планиране, управление и контрол;
3. Ясна и безпристрастна оценка на необходими финансови, човешки и материални ресурси;
4. Приоритизация на цели, задачи и действия;
5. Подобряване на взаимодействието на различните нива в общинската администрация и с външни партньори.
6. Гаранция за ефективно и пълноценно използване на наличните ресурси;
7. Измерител на промяната и прогреса в общинска администрация;
8. Приемственост и екипност в работата.
9. Повишена ефективност и ефикасност в действията на общинска администрация.