Иновационни практики в България
Обмен на иновации за развитие на местното самоуправление
Предистория
Електронният регистър на сигналите, подадени от граждани, в Община Варна е създаден за оптимизиране на работните процеси и цели по-ефективно изпълнение на функциите на административните звена и на служителите, както и за общо подобряване на ефикасността, икономичността и скъсяване на времето за обработка на съответния сигнал.
Електронният регистър на сигналите, подадени от граждани, в Община Варна е създаден за оптимизиране на работните процеси и цели по-ефективно изпълнение на функциите на административните звена и на служителите, както и за общо подобряване на ефикасността, икономичността и скъсяване на времето за обработка на съответния сигнал.
Практика
Регистърът представлява програмен продукт (Acses), в който се въвеждат всички сигнали от граждани, постъпили по някой от комуникационните канали за подаване на сигнали (деловодство, електронна поща, горещ телефон или телефон на дежурен по община). В Регистъра се отразява цялостната дейност по сигналите – от постъпването им до закриването им.
Технология на процеса е:
- сигналите от различните комуникационни канали се регистрират в административната информационна система със специален индекс, сканират се и се съхраняват като електронно копие;
- на хартиен носител се разпределят за отработване към съответните компетентни дирекции;
- за работата по сигнала (извършени действия, удължаване на срок, препращане и други) и неговото приключване се извършват съответните вписвания в Регистъра;
- вписванията в Регистъра се извършват от определени за всяка дирекция служители, на които са предоставени права за достъп и работа в системата;
- достъп до Регистъра е осигурен на всички дирекции в общината.
За миналата 2018 година чрез различни комуникационни канали в Община Варна са получени, регистрирани и обработени 8693 сигнала, в т. ч.: телефон на дежурен по община, [email protected], [email protected], “горещ” телефон, електронна поща на служители в администрацията, [email protected], [email protected],), информационен център.
Приключени са 7076 броя сигнали, препратени по компетентност – 1512, а в процес на обработка – 105 сигнала. Всички възможности за подаване на сигнали от физически и юридически лица са достъпни в сайта на Община Варна.
Алгоритъмът на обработка предвижда регистриране на сигнала в Административната информационна система, като сигналът става част от общия документооборот.
Регистърът представлява програмен продукт (Acses), в който се въвеждат всички сигнали от граждани, постъпили по някой от комуникационните канали за подаване на сигнали (деловодство, електронна поща, горещ телефон или телефон на дежурен по община). В Регистъра се отразява цялостната дейност по сигналите – от постъпването им до закриването им.
Технология на процеса е:
- сигналите от различните комуникационни канали се регистрират в административната информационна система със специален индекс, сканират се и се съхраняват като електронно копие;
- на хартиен носител се разпределят за отработване към съответните компетентни дирекции;
- за работата по сигнала (извършени действия, удължаване на срок, препращане и други) и неговото приключване се извършват съответните вписвания в Регистъра;
- вписванията в Регистъра се извършват от определени за всяка дирекция служители, на които са предоставени права за достъп и работа в системата;
- достъп до Регистъра е осигурен на всички дирекции в общината.
За миналата 2018 година чрез различни комуникационни канали в Община Варна са получени, регистрирани и обработени 8693 сигнала, в т. ч.: телефон на дежурен по община, [email protected], [email protected], “горещ” телефон, електронна поща на служители в администрацията, [email protected], [email protected],), информационен център.
Приключени са 7076 броя сигнали, препратени по компетентност – 1512, а в процес на обработка – 105 сигнала. Всички възможности за подаване на сигнали от физически и юридически лица са достъпни в сайта на Община Варна.
Алгоритъмът на обработка предвижда регистриране на сигнала в Административната информационна система, като сигналът става част от общия документооборот.
Резултати
С цел по-добра оптимизация за реакция, е изработен програмен продукт - електронен регистър, в който се въвеждат всички сигнали от гражданите.
Там се отразява и цялото движение на подадената информация - от постъпването до приключването на обработката и реакцията по сигнала. Положителни страни от внедряване на системата са спестяване на време за подготовка на необходимата информация и изпращане на отговор до подателя, както и осъществяване на по-добър контрол.
В общинската администрация постъпват сигнали на граждани и чрез посредници - различни платформи за публична комуникация. Получените по този ред сигнали се регистрират на името на гражданина, подал сигнала, а не на платформата, чрез която е препратен. Съответният отговор се изготвя и изпраща на гражданина, на посочения от него адрес.
С цел по-добра оптимизация за реакция, е изработен програмен продукт - електронен регистър, в който се въвеждат всички сигнали от гражданите.
Там се отразява и цялото движение на подадената информация - от постъпването до приключването на обработката и реакцията по сигнала. Положителни страни от внедряване на системата са спестяване на време за подготовка на необходимата информация и изпращане на отговор до подателя, както и осъществяване на по-добър контрол.
В общинската администрация постъпват сигнали на граждани и чрез посредници - различни платформи за публична комуникация. Получените по този ред сигнали се регистрират на името на гражданина, подал сигнала, а не на платформата, чрез която е препратен. Съответният отговор се изготвя и изпраща на гражданина, на посочения от него адрес.
[Номинирай]
назад