Регистрите се ползват като първоизточник на данни за издаване на различни документи по гражданско състояние. При ползването им се идентифицират два основни проблема. Първият е свързан с чисто физическото им състояние – книжни тела с различни нестандартни размери, създавани през различни години. Пред вид остаряване на хартията като материал трябва да се работи много внимателно и да се осигури съхранение в помещения с контролирани параметри на температура и влажност. Вторият проблем е свързан с наличието на регистри в различни административни структури на Община Варна – централна администрация и администрации на 5 района и 5 кметства, където се извършват административни услуги (около 80 000 бр. годишно).
Практиката участва в конкурса по Програма за добри практики в местното самоуправление в България 2016 / 2017 и е номинирана за награда.За решаване на посочените проблеми е създаден електронният архив „Стари семейни регистри“. Той представлява база данни, съдържаща сканирани копия на регистрите, с възможност за търсене по различни предварително определени елементи.
Реализацията на проекта се изрази в разработване на софтуерен продукт и техническо обработване на документите – сканиране с предварително „изглаждане“ на страниците за постигане на максимално разчитане на записите. Обработени са всички налични 979 бр. регистри. До базата данни е осигурен достъп на всички длъжностни лица по гражданско състояние от 11-те администрации. Всички регистри са архивирани във възможно най-икономичния вариант за пространствено разположение.
Проектът ще бъде продължен с цифровизация на личните регистрационни картони (ЛРК) на починали лица до 2011 г. и на актовете по гражданско състояние – за смърт, за брак и за раждане за събития, настъпили преди 2000 г.
[Номинирай]
назад