Предистория
Електронният регистър на сигналите е създаден за оптимизиране на работните процеси и цели по-ефективно изпълнение на функциите на административните звена и на служителите, както и за общо подобряване на ефикасността, икономичността и скъсяване на времето за обработка на съответния сигнал. Регистърът представлява програмен продукт (Acses), в който се въвеждат всички сигнали от граждани постъпили по някой от комуникационните канали за подаване на сигнали (деловодство, електронна поща, горещ телефон или телефон на дежурен по община). В Регистъра се отразява цялостната дейност по сигналите – от постъпването им до закриването им.

Практика

Технология на процеса е:

-          сигналите от различните комуникационни канали се регистрират в административната информационна система със специален индекс, сканират се и се съхраняват като електронно копие;

-          на хартиен носител се разпределят за отработване към съответните компетентни дирекции;

-          за работата по сигнала (извършени действия, удължаване на срок, препращане и други) и неговото приключване се извършват съответните вписвания в Регистъра;

-          вписванията в Регистъра се извършват от определени за всяка дирекция служители, на които са предоставени права за достъп и работа в системата;

-          достъп до Регистъра е осигурен на всички дирекции в общината.

Период на реализиране:

1.07.2016 г. – понастоящем

 

Резултати

-                      с Регистъра се спестява времето, в което лицето, подало сигнала, получава отговор по поставените въпроси (с около 3 дни);

-                      намалени са лицата, ангажирани с изпращането на сигнала (с 2);

-                      налице е възможност за осъществяване на ежедневен сроков контрол;

-                      сведена е до минимум вероятността за липса на реакция по постъпил сигнал;

-                      при изготвянето на отчет по сроков контрол се спестява време, човешки ресурс и хартия (т.е. става незабавно);

-                      Регистърът дава възможност за изготвяне на справки по различни критерии за последващ анализ и наблюдение;

-                      Регистърът дава възможност за изготвяне на обща „картина“ на проблемите, подавани от гражданите.

Практиката е двупосочно насочена – към спестяване на човешки ресурс и към удовлетвореност на гражданите във връзка с времето за отговор на поставения от тях сигнал.