Предистория

Идеята за изграждане на Център за услуги и информация /Фронт - Офис/ в Общинската администрация Кубрат възниква в контекста на:

Потребността от нов подход и ново качество на административно обслужване;

Примера и опита на общините, реализирали вече тази идея;

Желанието на ръководството на Община Кубрат за затвърдяване убеждението сред собствените й граждани и бизнеса, че Общинската администрация ще управлява своята част от обществените дела единствено и само в полза и услуга на техните потребности и желания.

Стратегията на Общинската администрация е доближаване на услугите и необходимата информация до гражданите, концентрация на извършването им, опростяване на процедурата на отделяне на процеса на осигуряване на услугите от оперативната дейност на общинските служители, въвеждане на принципа на служебното начало, независимост на административната услуга от личността на изпълнителя, превенция на корупцията, директен граждански контрол при получаване на услугата, гарантиране на позитивно отношение и вежливо обслужване на гражданите.

Практика

Фактическата реализация на изграждането на центъра започна през есента на 2001 г.

Центъра е разположен до главния вход на администрацията. Оборудван е с модерни офис мебели, оформени удобни кътове с масички и места за сядане, където гражданите спокойно и удобно ще попълват документите си. Бюрата са открити, без преграда пред посетителите, създавайки атмосфера на близост и добронамереност.

Предимството на Центъра е в неговата непосредствена близост до главния партер на администрацията. На приземния етаж са разположени функционални звена и отдели в администрацията и това значително улеснява координацията на работата им с Центъра.

В Центъра са открити общо 4 работни места.

Системата за автоматизирана обработка на информацията в Фронт офиса се състои от следните програмни модули:

АИС ЛБД Население отдел ГРАО

Покрива широк спектър от възможности, свързани с обработката на гражданските състояния, като издаване на различни удостоверения за наследство, граждански брак, смърт, раждане и др.; промяна в статуса им; генериране на информационни справки, отговарящи на различни критерии и др. Поддържането на информационната й база е непрекъснат процес, в резултат от възникването и прекратяването на всички събития по отношение на гражданската регистрация.

АИС Archimed eDSD 3.1 Деловодство и документооброт

Този модул осигурява едновременен достъп и обмен на информация на служителите от всички отдели.

Основните възможности, предоставяни от тази система са:

Регистриране на входни и изходни документи.

Насочване на документа към определени длъжностни лица и формулиране на задачите им.

Изпълнение на задачи по предварително разработени технологични карти.

Следене на състоянието на изпълнението на задачите.

Регистриране на извършените ус луги.

Регистриране на породените при изпълнението на задачата нови задачи и документи.

Поддържане на връзки между свързаните документи

Възлагане на нови задачи и следене на изпълнението им.

Системата обезпечава необходимите възможности за справки върху документите и изпълнението на възложените задачи, отличава се с особена строгост на следене на достъпа и поредността на извършваните операции, като всички действия в системата се контролират и всяко изменение или въвеждане на данни се свързва със специалиста, който го е извършил.

АИС Disney BackOffice

Основната информационна система, автоматизираща административното обслужване на физически и юридически лица в Центъра и е свързан с всички отдели в администрацията Търговия , ТСУ и Общинска собственост . Функционира на принципа back - office .

В нея са включени широк спектър от възможности за автоматизиране на дейностите по обслужване на граждани и фирми при издаване и контролиране на документи, съврзани с лицензии, разрешителни за извършване на отделни дейности, като търговия, строителство и др., удостоверения, съгласувания, наложени актове за изършени нарушения. Базата данни е изградена на платформата Oracle 8i и MS SQL Server 2000. Осигурена е защита на информацията от неправомерен достъп.

Ето и някои от изброените възможности:

Издаване на лицензии и разрешения за извършване на търговски дейности.

Издаване на наказателни актове и постановления при констатирани нарушения в лицензираните обекти, както и на обектите, подлежащи на лицензиране.

Поддържане на каталог сключени дог овори за отдаване под наем на общински имоти публична и частна собственост.

Добавяне на анекси към сключени договори.

Прекратяване на договори.

Проверка за коректност и цялостност на данните.

Генериране на разнообразни справки и др.

АИС База знания FAQ /Най-често задавани въпроси/

Базата й данни съдържа информация за административните и технически услуги по отделни предметни области, процедурите за извършване, често задавани въпроси и отговори за видовете услуги. Целта й е да подпомогне служителите в Центъра с адекватна и актуална информация за предлаганите административни и технически услуги.

Изработени са и шест вида брошури в различен цвят , предоставящи информация за всички видове услуги и за необходимите документи разделени тематично, в т.ч. пълен списък на видовете услуги.

Общинска администрация Кубрат е поела по пътя към информационното общество, чрез създаване на единна информационна среда на общинската администрация и нейното отваряне за по-широк кръг потребители чрез интернет-интранет технологии.