Предистория

В административно-управленската дейност на общината се усеща хаотичност, чувство за безконтролност. Има просрочени молби за услуги и забавяне решаването на редица общински проблеми. Документооборотът става бавно. Трудно се набира информация, необходима за анализиране на състоянието и вземане на съответните управленски решения. При административното обслужване на гражданите движението на документацията става служебно чрез физически пренос и на хартиен носител. В редица случаи се налага гражданите да получават информация по работните помещения. Затруднено е правенето на справки в хода на изпълнението на услугата и осъществяване на контрола по отношение качеството и сроковете на нейното извършване.

Практика

В основата на изграждането на автоматизираната информационна система (АИС) е заложена идеята за цялостно подобряване на управленската дейност в общинската администрация. Първият етап е окабеляване на общинската сграда. Изградена е СКС (структурирана кабелна система). Спазени са изискванията на ISО9000 за нормите и осигуряване на необходимото качество при инсталирането и поддръжката на информационни системи. Кабелната среда е типология звезда. Общият брой работещи компютри в Общинска Администрация е 33, като всички са включени в локалната компютърна мрежа. Интернет-връзката се осъществява чрез радио-модем посредством местния доставчик Inter-Pan ООД .

След набавянето на необходимото оборудване и изграждането на локалната мрежа в ОбА се внедрява специализираният програмен продукт Акстър Офис за управление на документооборота. Програмата притежава дружелюбен интерфейс и не изисква специално обучение за ползуването й. Основни принципи са:
- работа в мрежа, на множество работни станции едновременно;
- съхранение на информацията в база данни, намиращи се на сървър;
- системата предоставя автоматизирана или улеснена ръчна обработка на документи и всички свързани с тях обекти въвеждане, обработка по стъпки, пренасочване на изпълнението и други;
- към всеки документ или резолюция може да се свържат придружаващи файлове, наречени оригинали , които се съхраняват на FTP сървър;
- върху въведената информация могат да се правят справки, който по желание могат да бъдат отпечатани;
- сигурността на системата се основава на използването на 4 потребителски групи в зависимост от приоритета и правата;
- всеки потребител е член на някоя от потребителските групи и това определя кои действия са му разрешени и кои - не.

Акстър Офис е реализирана по технологията клиент - сървър , която осигурява на всички служители едновременен достъп до необходимата им информация посредством локална мрежа. Системата обезпечава необходимите възможности за справки върху документите и изпълнението на възложените задачи.

Резултати

На този етап е възможно информационната система на общината да се интегрира с информационната среда на държавната администрация, както и да се осъществява обмен на информация с външни информационни масиви на основата на високи технологии от рода на Интернет.

В рамките на АИС е вграден Център за услуги и информация на гражданите, който обслужва на принципа едно гише . Изграждането му бе финансирано от ФРМС и ААМР по програма Подобряване обслужването на гражданите . Центърът заработи официално на 10 октомври 2002 г.

Най-прекият ефект от автоматизацията и внедряването на услугата едно гише е отделянето на процеса на административното обслужване на гражданите на общината от другите нейни функции управленски, оперативни и др. Разширява се мрежата от услуги и се подобрява качеството им. Високата степен на автоматизация създава условия за пълноценно функциониране на цялостната информационна система на общината, което подобрява и управленската дейност.