Практиката се реализира в периода: от 1.02.2018 г. – понастоящем

Електронната платформа за кандидатстване с проектни предложения на НПО по дейност „Младежки проекти” на отдел „Младежки дейности”, дирекция „Образование и младежки дейности” е в съответствие със Стратегията за развитие на електронното управление в Република България 2014 – 2020 г., приета с Решение № 163 на Министерския съвет от 21.03.2014 г.

Електронната платформа е въведена след приемането на Наредба за условията и реда за финансово подпомагане на младежки проекти, реализирани от неправителствени организации по програма „Младежки дейности” на община Варна (Решение на Общински съвет – Варна № 1198–10 от 21.03.2018 г.).

Кандидатстването с проекти чрез електронната платформа по програма „Младежки дейности” има за цел да облекчи процеса на подготовка, комплектуване и подаване на проектните предложения на НПО. Като краен потребител проектите са насочени към младите хора на град Варна и имат за цел осмисляне на свободното им време чрез различни активности в сферата на неформалното образование, културата, изкуството, опазване на околната среда, дейности на открито, предприемачество и други.

До 2018 г. попълването на формуляра за кандидатстване, съпътстващите документи и писма се извършва на хартиен носител. Подаването на проектните предложения на НПО се осъществява на ръка в деловодството на общината. Това на практика утежнява процеса на кандидатстване, ограничава екипите по отношение на физическото място, от което кандидатстват и води до разходване на голямо количество природен ресурс – хартия.

Етапите за реализацията и внедряването на добрата практика са:

1. Генериране на идеята.

2. Изготвяне на задание за изработване на ел. платформа.

3. Избор на фирма, която да изработи и въведе платформата.

4. Процес на съвместна работа на експерти от отдел „Младежки дейности” и специалисти от фирмата за оптимизиране функционалностите на платформата.

5. Стартиране на платформата.

6. Провеждане на отворено обучение с представители на НПО за начина на попълване на електронния формуляр при кандидатстване по дейност „Младежки проекти”.

7. Провеждане на обучение с оценителите на проектните предложения за работа с платформата.

Практиката принадлежи към социален сектор на устойчивост, а идеята е заимствана от електронни платформи, използвани от НПО, които администрират средства, предназначени за подкрепа на проектни предложения. Стремежът е да се използва най-доброто от всяка платформа, с цел да се облекчи процесът на кандидатстване.

Вложените ресурси в практиката са:

• материални – договор с фирмата, изработила платформата;

• човешки – експерти от отдел „Младежки дейности”, работили по заданието и обучението на ползвателите на платформата.

Практиката (генериране на идеята и изработване на заданието) е в резултат на екипна работа на представители на отдел „Младежки дейности” и представители на неправителствения сектор.

Ползите от въвеждането на платформата са в три посоки:

• за НПО – облекчен процес на кандидатстване по дейност „Младежки проекти”;

• за оценителите – облекчен процес на разглеждане и оценка на проектните предложения. Автоматично класиране на кандидатите;

• за администраторите – облекчен процес на обработка на подадените проектни предложения по административни съответствия.