Една от често срещаните слабости в управлението на дадена институция, в това число и общината, е липсата на ефективен инструмент за връзка и вътрешни комуникации. Голяма част от допусканите слабости в работата на общината са резултат от лошата информираност на ръководния екип, от една страна, и на самите служители, от друга, за текущите задачи във всяко едно структурно звено. Всичко това води до неефективно планиране на цялостната дейност и пилеене на време и ресурси. До този извод стига и ръководството на Община Разград, след направен обстоен анализ на причините за направените пропуски в работата на общинската администрация. След като проблемът е идентифициран, започват да се търсят начини и форми, извън наложилите се, за подобряване на вътрешните комуникации и повишаване информираността на служителите и на самото ръководство. Проучен е различен опит в тази насока и така се стига до идеята за въвеждането на система от седмични и месечни отчети и задачи. В същото време, поради динамично променящата се нормативна база, касаеща работата на администрацията, служителите не винаги успяват да намерят време в натоварената си програма, за да се информират своевременно за тях, което поражда риска от допускане на сериозни грешки. За да бъде избегнато това, кметът вменява на юрисконсулта отговорността да изготвя текущи справки за настъпилите промени в нормативната база, които предоставя на всички ръководни служители в общината.

След направен анализ на причините за най-често допусканите грешки в работата на администрацията в Община Разград, се стига до извода, че в повечето случаи те се дължат на неефективна вътрешна комуникация. Взето е решение за подобряването й чрез въвеждането на система от седмични и месечни отчети и задачи, изготвяни от ръководителите на сектори, началниците на отдели и директорите на дирекции. В листа със задачите се визират предстоящи за следващата работна седмица отговорности на съответното ниво, извън регулярно повтарящите се. Отчетът съдържа информация не само за изпълнението на посочените задачи, но и за такива, които са възникнали в процеса на работа.

Отчетите и задачите се изготвят в няколко екземпляра и в края на седмицата и месеца се представят на ресорните ръководители по нива до заместник-кмет. По един екземпляр се събира от отговарящия за връзките с обществеността, който, преди да ги предаде на кмета, ги преглежда и набелязва информацията, която може да представляват интерес за медиите. В голяма степен това улеснява работата на пресслужбата, която може да планира темите за предстоящи пресконференции или други медийни изяви. Задачите се дискутират на оперативка на кметския екип в началото на всяка работна седмица, което дава възможност всеки от заместник-кметове да получи информация за работата във всички ресори. Обобщен вариант от задачите кметът представя на разширена оперативка и пред останалите служители на ръководни нива. По време на оперативката се планират общите задачи и се съгласуват действията по тези, чието изпълнение изисква участието на повече звена.

Динамичните промени на нормативната база, с която ежедневно оперират общинските служители, налагат необходимостта те да бъдат своевременно информирани, за да не се допуснат съществени грешки. Въпреки че всяка дирекция е абонирана за Държавен вестник, а почти всяко работно място има достъп до Апис , служителите трудно заделят време, за да се запознаят с промените. Още по-трудно е без намесата на юрисконсулт да се прецени и разтълкува от юридическа гледна точка как промените в даден закон засягат работата в даден ресор. Поради това възниква идеята за изготвяне на справки с влезлите в сила промени с кратък обяснителен и тълкувателен текст от юрисконсулта на общината. С тях се запознават всички служители, чиято работа касаят промените.

- Подобрена е вътрешната комуникация в общинската администрация;

- Създадени са условия за по - ефективно планиране на работата и съгласуване на действията;

- Повишена е отговорността на общинските служители към отговорностите, вменени им с длъжностната характеристика;

- Избягва се риска от допускане на съществени пропуски и грешки в работата поради непознаване на нормативната база.